Schvalování a proplácení výdajů trvá dny
celý proces místo původních dnů
Výdaj projde od formuláře přes schválení až po účetní srovnání sám, celé za méně než den místo několika.
Týká se vás, pokud
- Zaměstnanci podávají výdaje a schvalování se táhne dny.
- Účtenky a schválení přeposíláte ručně mezi lidmi.
- Účetní srovnání děláte na konci měsíce ručně.
- Chyby a ztracené účtenky vás stojí čas i peníze.
Jak to dneska vypadá
Poznáte to podle věcí, které se u každého výdaje opakují.
- Výdaj čeká na schválení, protože se zasekl v něčí schránce.
- Účtenky se sbírají v e-mailech a chatech.
- Srovnání s bankou děláte ručně v tabulce.
- Na konci měsíce dohledáváte, co k čemu patří.
Spočítejte si, kolik hodin měsíčně spolkne ruční zpracování výdajů a co to dělá na mzdách. Výchozí hodnoty si upravte podle sebe.
Počítám s 360 Kč za hodinu práce, takže patnáct minut na jeden výdaj vychází na 90 Kč. Sazbu i čas si upravte podle sebe.
- Zaměstnanec pošle účtenku e-mailem nebo v chatu.
- Schvalovatel ji ručně přepošle dál.
- Účetní přepisuje údaje do tabulky.
- Srovnání s bankou se dělá na konci měsíce ručně.
- Zaměstnanec odešle formulář s nahranou účtenkou.
- Schvalování proběhne přes Make.com bez přeposílání.
- Napojení na banku a tabulky uzavře srovnání.
- Celý proces doběhne do jednoho dne.
Tři fáze na sebe navazují automaticky, od zaměstnance po účetnictví.
- 01
Podání
Zaměstnanec odešle formulář s nahranou účtenkou.
- 02
Schválení
Vícestupňové schvalování proběhne přes Make.com bez ručního přeposílání.
- 03
Srovnání
Napojení na Revolut Business API a Google Sheets uzavře účetní srovnání.
Celý workflow od odeslání po účetnictví běží pod čtyřiadvacet hodin místo původního několikadenního ručního procesu, a bez chyb.
Běží v produkci u Forecomu.
Co dostanete
- Workflow od podání výdaje po účetní srovnání.
- Schvalování napojené na vaše lidi a nástroje.
- Napojení na vaši banku a tabulky.
- Provoz a údržbu, jak se mění tým a pravidla.
Jak funguje po spuštění
Nasazením to nekončí. Workflow provozuju a spravuju za vás.
Víc o tom, jak řeším bezpečnost a spolehlivost.
01Je to bezpečné, jde přece o firemní finance?
Přístupy omezuju na to, co workflow nutně potřebuje, a citlivé kroky jako schválení zůstávají na vašich lidech. Nic se neproplácí bez odklepnutí odpovědnou osobou.
02Nemáme na tohle už účetní systém?
Účetní systém eviduje hotové doklady, ale cestu od podání přes schválení po srovnání pořád řešíte ručně. Tenhle workflow zaplní právě tu mezeru a předá čistá data dál.
03Na co se to napojí?
Na vaše schvalovací nástroje, banku přes API a tabulky nebo účetnictví. Pokud máte něco méně obvyklého, projdeme to na hovoru.
04Jak dlouho trvá nasazení?
První funkční verzi schvalování obvykle rozjedu v řádu dnů. Přesný odhad dostanete po krátkém pohledu na váš proces.
05Kolik to stojí?
Provoz je měsíční platba odvozená od objemu, ne od odpracovaných hodin. Konkrétní číslo řeknu podle počtu výdajů a kroků schvalování.
Checklist, jak zrychlit schvalování výdajů bez chaosu.
Osm bodů, kterými zkrátíte cestu od účtenky k proplacení a přestanete v tom ztrácet dny. Pošlu vám je na e-mail.
- Kde se schvalování nejčastěji zasekne a proč.
- Co si nastavit, aby účtenky nekončily v e-mailu bez odpovědi.
- Jak poznat duplicitní nebo chybné výdaje dřív, než se proplatí.
- Které kroky se dají předat automatizaci bez rizika.
- Jak udržet přehled, kdo co schválil a kdy.